Пришло время для уничтожения документов, с истекшим сроком годности. Как правильно это сделать, кто ответственный, какие акты нужны? Про все это читайте ниже

Как уничтожить документы?

Существует единый порядок уничтожения документов:

• Проверяем, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение
• Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов
• Составляется акт на уничтожение документов, он утверждается руководителем
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом

Составляем Акт

Перед тем, как уничтожить документы составляется акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Он служить для описания документов и их упорядочивания.

В акте указываем:

• общее количество дел
• крайние сроки завершения делопроизводства
• итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел
• отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией

Как понять, можно ли уничтожить документ?

При уничтожении документов не забывайте правильно исчислять сроки их хранения, для этого:

• Сроки хранения дел с датой оформления в 2010 году и позднее нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
• Документы, созданные до 2009 года, можно уничтожать только если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000

А если сроки хранения неизвестны?

Нельзя сразу уничтожать такие документы. В любом случае следует конкретизировать сроки хранения, для этого экспертная комиссия обращается к социалистам из архива.

Как оформить акт на бухгалтерские документы?

Если деятельность вашей компании была безубыточной все время ее существования, то:

• налогоплательщик обязан сохранять в течение пяти лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов
• первичные бухгалтерские документы, учетные регистры, учетная политика, бухотчетность и иные документы, связанных с организацией и ведением бухучета также должны храниться 5 лет

Если компания получила убыток и его переносили на последующие периоды, то все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса.

Что делать с макулатурой?

Срок хранения документов истек, значит они больше не несут никакой ценности. Уничтожить их можно любыми способами:

• отправить документы на переработку в специализированную организацию
• избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя
• сжечь

Оформляем акт об уничтожении

У такого акта нет определенной формы, поэтому его составляют произвольно. Акт должен содержать в себе:

• наименование документа и название вашей компании
• дату оформления акта
• описание уничтожения документов, где указываем объем и способ уничтожения
• подписи с расшифровками ответственных лиц

Не забудьте сохранить этот акт об уничтожении документов, иначе ваш ждет штраф

Возможные наказания

За грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб.

Будьте всегда в курсе новостей, подписывайтесь на наши паблики в соцсетях:

ВК

Телеграм