Все организации, которые ведут свою деятельность в России, должны вести воинский учет. До 1 октября 2023 года компании должны были сдать сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету и работающих на предприятиях. Если вы не предоставили сведения, то вы можете нарваться на штраф. Но, военкоматы все еще ведут прием документов.

Расскажем как поставить сотрудников на воинский учет, кто подлежит учету и как сдать документы.

Кто отвечает за ведение воинского учета в организации?

Ответственность несет руководитель компании и сотрудники за ведение воинского учета.

Количество ответственных лиц за ведение учета зависит от числа сотрудников в компании, стоящих на воинском учете:

• < 500 сотрудников

Если в компании воинскому учету подлежат меньше 500 человек, то ответственным можно назначить 1 сотрудника.

• от 500 до 2000 сотрудников

Достаточно 1 ответственного освобожденного сотрудника.

• от 2000 до 4000 сотрудников

С таким числом сотрудников обычно назначают двух ответственных, которых объединяют в военно-учетный стол.

дополнительно еще один освобожденный работник на каждые последующие 3000 сотрудников, состоящих на воинском учете.

Что должны делать ответственные за ведение воинского учета?

Ответственные за военно-учетную работу должны:

• оповещать сотрудников о повестках от военных комиссариатов;
• оформлять документы и отправлять сведения о сотрудниках в военкомат: в течение пяти дней — если изменились сведений; в течение трех рабочих дней — если были выявлены сотрудники, не состоящие, но обязанные состоять на воинском учете;
• вручать направление в военкомат для постановки на учет сотрудникам, которые не состоят на воинском учете, но обязаны;
• проводить плановые работы по подготовке сотрудников к мобилизации.

Рекламный пост 2Vtzqud7sg7

С чего начать воинский учет?

Если ваша компания до этого не вела воинский учет, то ее нужно поставить на учет в военкомат по месту регистрации вашей фирмы. Если у вас есть филиалы, то достаточно поставить на учет головной офис компании. Ниже разберем, что необходимо сделать еще для ведения учета:

1. Определить военнообязанных в организации

Воинскому учету подлежат граждане РФ, постоянно проживающие в стране и не освобождены от воинской обязанности.

На воинском учете должны состоять сотрудники:

• мужчины призывного возраста — от 18 до 27 лет (с 1 января 2024 года — до 30 лет), не зачисленные в запас;
• мужчины, пребывающие в запасе, в том числе уволившиеся с военной службы;
• выпускники военных вузов и военных кафедр;
• мужчины, не прошедшие военную службу по призыву в связи с освобождением от призыва, получением отсрочки или не призванные по каким-либо другим причинам;
• граждане, прошедшие альтернативную гражданскую службу;
• женщины, имеющие военно-учетную специальность.

Воинский учет сотрудника ведется пока он находится в запасе. Женщины могут находиться в запасе до 50 лет, мужчины до 70. Конкретный возраст зависит от пола, воинского звания и разряда.

Воинскому учету не подлежат:

• граждане, освобожденные от исполнения воинской обязанности;
• те, кто сейчас проходит военную службу;
• женщины без военно-учетной специальности;
• граждане, постоянно проживающие за границей.

2. Собрать документы военнообязанных

У военнообязанных запросите:

• Документы воинского учета и проверьте в паспорте наличие отметки «Обязан(а) исполнять воинскую обязанность»
• Военный билет
• Удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — для призывников;
• Временное удостоверение или справка, выданные взамен военного билета.

Если у сотрудника нет этих документов, то ему нужно вручить направление на постановку на учет.

Если сотрудник предоставил вам документы воинского учета, но вы заметили в них неточности или подделки, то обязательно сообщите об этом в военный комиссариат в течении 5 рабочих дней.

3. Заполнить карточку организации

В зависимости от региона, требования по предоставлению карточки отличаются, где-то достаточно предоставить ее в районную комиссию, где-то нужно и в военный комиссариат.

Для председателя районной комиссии предоставляем карточку по форме №18. Если не знаете контактные данные председателя, то уточните их в управе или администрации административного субъекта, где зарегистрировано юрлицо.

Советуем составить сразу 3 экземпляра карточки:

• для районной комиссии по бронированию
• для военкомата
• для самой организации

После того, как организацию поставят на учет, ей присвоят регистрационный номер. Найти его вы можете в правом верхнем углу в форме 18. Если в номере вы увидели индекс Б, это значит, что вам необходимо вести еще и специальный воинский учет. Подробнее о нем можно узнать только в военном комиссариате.

4. Выпустить приказ и план работ

В приказе указываем ответственное лицо и тех, кто будет замещать назначенного сотрудника, если они будут отсутствовать (из-за отпуска, больничного).

Вместе с приказом не забудьте подготовить план по ведению воинского учета. В плане нужно прописать все мероприятия по воинскому учету на год. План должен быть подписан руководителем компании и ответственным за учет сотрудником.

Приказ это обязательный документ, регулирующий воинский учет. Если кадровый работник не имеет прав на ведение воинского учета и у него нет приказа, то вести учет он не может. В таком случае компания может нарваться на штрафы и подвергнется им скорее всего руководитель организации.

5. Поставить компанию на учет и согласовать приказ

Ответственное лицо лично ставит организацию на учет, согласовывает приказ и план работ в военном комиссариате. Список военных комиссариатов и адреса можно узнать на сайте Министерства обороны.

Если на вашей территории нет действующего военкомата, то сведения можно подать в муниципалитет сельского поселения или городского округа.

6. Организовать помещение для хранения документов

После подачи документов вы получите справку о постановке на воинский учет. Чтобы хранить военно-учетные документы следует выделить отдельное помещение и поставить железные шкафы. Доступ к ним должен быть только у ответственного за учет сотрудника.

7. Организовать карточки сотрудников

Карточку формы № 10 заполняем на следующих сотрудников:

• Мужчин призывного возраста
• Мужчин и женщин, являющихся военнообязанными и пребывающих в запасе.

В карточку вносим личные данные сотрудника на первой стороне:

• сведения об образовании
• место работы
• должность
• семейное положение
• место жительства (месте пребывания на срок более трех месяцев)

На второй стороне карточки вносим:

• информацию о воинском учете
• приемы и увольнения
• дополнительные сведения

Данные в карточке нужно актуализировать каждый раз, если сотрудник женился, развелся, получил диплом, перевелся на другую должность, сменил место жительства. Поэтому данные, которые могут измениться можно вписывать карандашом, чтобы можно было стереть и поправить, а не переписывать карточку с нуля. Если в карточку внесли изменения, то не забудьте сообщить об этом в течение пяти дней.

Карточки сотрудников хранятся в электронном, и в бумажном виде. Чтобы внести в них изменения или распечатать вы должны быть ответственным за воинский учет в организации.

Старая форма карточек не актуальна, поэтому если вы использовали ее для учета, то нужно завести новые по форме № 10.

8. Организовать картотеку

Карточки сотрудников должны быть в картотеке и распределены в строгой очередности и алфавитном порядке по разделам:

1 раздел — карточки офицеров запаса;

2 раздел — карточки солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса;

3 раздел — карточки военнообязанных запаса женского пола;

4 раздел — карточки призывников.

Если у вас в организации на воинском учете >500 человек, то добавьте еще пятый раздел. Здесь будут находиться карточки военнообязанных, имеющих мобилизационные предписания и отметки в военных билетах о вручении мобилизационных предписаний.

Также карточки сотрудников, которые сняты с воинского учета, нужно хранить отдельно и сверять с военным комиссариатом. После сверки, карточки можно уничтожить, но обязательно составить акт об уничтожении.

9. Отправить сведения о сотрудниках в военкомат

Карточки и сведения о сотрудниках в запасе нужно отправить в военкомат. Далее сверку данных проводим раз в год, дату сверки назначает военкомат.

Сведения в военкомат можно передавать лично, или по почте, со временем должен появится и электронный документооборот.

10. Организовать отдельное делопроизводство

Как это сделать:
1. Работодатель должен организовать служебное делопроизводство по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе.

2. Уточните названия и количество папок для целей отдельного делопроизводства, сделать это можно в районном военном комиссариате.

3. Храните переписку с военными комиссариатами в отдельной папке. Также в каждой папке храните опись вложенных документов.

4. Каждой папке в делопроизводстве дайте свое название, например:

• папка № 1 «Законодательные и нормативно-правовые акты по воинскому учету ГПЗ»;
• папка № 2 «Документы по ведению воинского учета»;
• папка № 3 «Картотека личных карточек военнообязанных сотрудников».

А если в организации уже введен воинский учет?

В случае, если вы уже поставили свою организацию на учет, то еще раз убедитесь, что:

1. Все военнообязанные сотрудники, поставлены на воинский учет
2. Данные в личных карточках полные и достоверные
3. Актуальность форм документов
4. В документообороте полный порядок, все хранится как нужно и все изменения вовремя вносятся

А будут ли штрафы?

С 1 октября 2023 года выросла сумма штрафов:

• Если не предоставить или несвоевременно предоставить сведения, то сумма штрафа будет 40 000 до 50 000 рублей;
• Если не оповестить работников о вызове по повестке, то для должностных лиц штраф равен от 40 000 до 50 000 рублей, для организаций — от 350 000 до 400 000 рублей;
• Если не оказываете содействие в мобилизационной работе при объявлении мобилизации, то штраф для должностных лиц — от 60 000 до 80 000 рублей, для организаций — от 400 000 до 500 000 рублей;