Уже лето, а это значит настала пора отпусков. Каждый сотрудник на трудовом договоре может уйти в оплачиваемый отпуск длиной до 28 дней ежегодно. Задача бухгалтера правильно рассчитать размер отпускных. Как это сделать в 2023 году расскажем в статье.

Когда можно уйти в отпуск

Сотрудники уходят в отпуск по регламентированному графику, но также имеют право на перенос отпуска или изменения его длительности с согласия руководителя.

Есть категории сотрудников, которые имеют взять отпуск в любое удобное время, к их числу относятся:

• работники младше 18 лет;
• усыновители ребёнка возрастом до трёх месяцев;
• женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;
• многодетные работники с детьми до 18 лет, до тех пор, пока младшему не исполнится 14 лет или одному из старших 18 лет;
• сотрудник, жена которого пребывает в отпуске по беременности и родам;
• совместители — отдых обязаны предоставить в тот же период, что и по основному месту работы;
• ветераны войн, участники ВОВ, почётные доноры России, СССР, Герои России, СССР, супруги военнослужащих;
• работники, имеющие ребёнка-инвалида до 18 лет;
• участники и ликвидаторы чернобыльской катастрофы;
• один из родителей, работающий на территории Крайнего Севера или аналогичной, — при сопровождении ребёнка для поступления в образовательное учреждение в другом регионе.
• Демобилизованные граждане – в течение полугода после возвращения со службы (нововведение с 2023 года)

Как рассчитывать отпускные?

В первую очередь нужно определить состав выплат работнику в расчетном периоде. Рассчитываем средний заработок. Чтобы это посчитать, нужно учесть все виды выплат у работодателя:

• зарплата, начисленная по тарифам или окладу за отработанное время;
• сдельная зарплата;
• зарплата в процентах от выручки компании или комиссионное вознаграждение;
• зарплата в неденежной форме и пр.;
• премии, выплаченные за труд, в том числе премия по итогам квартала или года, за выслугу лет

Определить расчетный период

Для вычисления среднего заработка используют календарные дни. Расчетный период составляет 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска. Например, сотрудник берет отпуск в августе 2023, тогда расчетный период — это промежуток с 1 августа 2022 по 31 июля 2023.

Во внутренних документах компании можно предложить другие периоды для расчета среднего заработка, если это не нарушает прав работников и не ухудшает их положения.

Отпускные = среднедневной заработок х число дней отдыха

Из расчетного периода исключают некоторые промежутки и деньги, начисленные в это время:

• пребывание на больничном или в отпуске по беременности и родам;
• простой по вине компании или по причинам, которые не вызваны виной работодателя или работника;
• забастовка, в которой работник не участвовал, но не мог из-за нее трудиться;
• оплачиваемые выходные, которые работник получал дополнительно для ухода за детьми-инвалидами или взрослыми инвалидами с детства;
• другие случаи освобождения от работы с сохранением или без сохранения зарплаты согласно законам РФ.

В расчет среднего заработка идут только те дни или часы, когда сотрудник находился на работе согласно графику и выполнял свои обязанности.

В случае, если у работника за все предшествующие отпуску 12 месяцев нет отработанных дней и начисленной зарплаты, то средний заработок определяется из заработка, который начислен за 12 месяцев предшествующего периода.

Как же рассчитать среднедневной заработок?

Если в расчетный период сотрудник не был на больничном и не брал отгулы, то формула для расчета следующая:

Среднедневной заработок = Совокупный доход / 12 × 29,3(среднее кол-во дней в месяце)

Если же были исключаемые дни, часы или сотрудник работал меньше года, тогда формула для расчета меняется. Для начала определяем какие месяцы сотрудник отработал целиком и считаем количество дней в них:

Дни в полных месяцах = Количество месяцев × 29,3

После рассчитываем рабочие дни в каждом месяце, отработанные не целиком:

Отработанные дни в месяце = (Календарные дни в месяце — Исключенные дни) × 29,3 / Календарные дни месяца

Складываем все суммы и получаем количество отработанных дней в расчетном периоде. Средний дневной заработок:

Среднедневной заработок = Сумма выплат в расчетном периоде / Календарные отработанные дни в расчетном периоде

Когда платить отпускные

Отпускные перечисляются минимум за три календарных дня до отпуска. Если день перечисления приходится на выходной или праздник, то деньги нужно перевести в ближайший предшествующий рабочий день.

Не забываем, что с отпускных нужно удержать НДФЛ:

• для резидентов 13%
• для нерезидентов 30%

Отпускные — часть заработка, поэтому они облагаются страховыми взносами. В 2023 году действует единый тариф для уплаты взносов в СФР:

• 30% в рамках предельной базы — в 2023 году составляет 1,92 млн рублей с начала года;
• 15,1% после превышения предельной базы;
• взносы на травматизм взависимости от установленного для компании тарифа — 0,2-8,5%.

Оформляем документы

Есть стандартный перечень документов для оформления отпуска:

• График отпусков — составляется минимум за две недели до начала календарного года по форме — Т-7
• Заявление от сотрудника

Если график отпусков соблюден, то можно обойтись без него. При уходе не по плану заявление обязательно

• Уведомление о начале отпуска — направляется сотруднику минимум за две недели до начала отдыха по графику.
• Приказ — по форме Т-6 для одного работника или Т-6а для нескольких сотрудников
• Записка-расчёт — по форме Т-60 с датами отдыха и сведениями об оплате

Как написать заявления на отпуск

Оплачиваемый отпуск

Заявление пишем на имя руководителя компании и вносим следующие данные:

• ФИО, должность
• Вид отпуска — ежегодный оплачиваемый
• Период отпуска
• Дату написания заявления
• Подпись

Отпуск за свой счёт

Заявление включает в себя те же пункты, но есть дополнения:

• Вид отпуска — без сохранения зарплаты
• Причина ухода
• Если вы относитесь к категории лиц, которым нельзя отказывать в отпуске, это также указываем в заявлении

Расчёт отпускных при увольнении

Во время расторжения трудового договора сотрудник получает не только зарплату за отработанное время, но и выплату за неиспользованные дни отпуска.

Компенсацию (К) за неиспользованный отпуск вычисляют по формуле:

К = СДЗ * ЧД

СДЗ — среднедневной заработок;

ЧД — число неиспользованных дней отдыха.

Если ваш оплачиваемый отпуск свыше 28 дней, и вы не уходите из компании, то вы также можете получить денежную компенсацию. В подаваемом заявлении сотрудник должен указать период и числа дней отдыха, подлежащих возмещению.

Но, есть исключения, компенсация не положена:

• беременным женщинам
• сотрудникам до 18 лет
• лицам, работающим во вредных и опасных условиях

Каких штрафов ждать

Если не перечислять отпускные вовремя, возможны следующие штрафы:

• Компании — 30-50 тыс. рублей в первый раз и 50-70 тыс. рублей при повторном опоздании
• ИП — 1-5 тыс. рублей в первый раз и 10-20 тыс. рублей при повторном нарушении
• Должностные лица — 1-5 тыс. рублей в первый раз и 10-20 тыс. рублей или дисквалификация на 1-3 года при повторном нарушении

Не хочу платить компенсацию

Бывают случаи, когда работник не отгуливает свой отпуск и если работник с накопленным отпуском уволится, выплаты за все неотгулянные дни не избежать.

Что можно сделать в этом случае?

Информируйте сотрудников о правилах предоставления отпуска. Поясните сотрудникам, что выплата возможна:

• при их увольнении
• если число не отгулянных дней превышает 28 календарных дней

Предоставляйте отпуска в натуральной форме
Денежное возмещение — это право работодателя, он может отказать выплачивать компенсацию за не отгулянные дни свыше 28.

Закрепите во внутренней документации правила предоставления отпуска

Установите порядок предоставления отпуска, правила его деления и переноса. В правилах вы также можете прописать запрет о замене отпуска денежной выплатой для сотрудников.

Следуйте утверждённому графику отпусков

Руководитель не обязан предоставлять отпуск в удобное для работника время, особенно, если в организации действует строгий график отпусков. Только некоторые категории лиц могут отдыхать по своему желанию, о чем мы писали выше.

Читайте также:

Можно ли сверять данные с ФНС в 2023 году ? Как это сделать?

Как написать заявление на увольнение? Разбираем все возможные ситуации.

Будьте всегда в курсе новостей, подписывайтесь на наши группы в соцсетях

Вконтакте

ЯндексДзен